Книги обліку доходів (для платників єдиного податку першої, другої і третьої груп) і книги обліку доходів і витрат (для платників єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість) (далі – Книги обліку), повинні зберігатися платниками податків протягом 3 років.
При пошкодженні, втраті або достроковому знищенні Книги обліку, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк повідомити про це контролюючий орган за місцем обліку, згідно з вимогами пп. 44.1 та пп. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України.
Також після повідомлення контролюючого органу, платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом наступних 90 днів.
Крім того, в разі втрати Книги обліку платник податків повинен звернутися до органів внутрішніх справ для подачі заяви про втрату Книги обліку та отримати довідку про надання такої заяви.
При втраті Книги обліку до платника податків застосовується адміністративна відповідальність ст.164-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, яка тягне за собою попередження або накладення штрафу в розмірі від трьох до восьми неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Якщо не відновити Книгу обліку в наступні 90 днів, то платник податків притягується до фінансової відповідальності, згідно п.121.1 ст.121 ПКУ, що тягне за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.